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Wie Auskunftsanfragen kein Problem mehr darstellen


Die Erfüllung eines Auskunftsersuchens stellt verantwortliche Unternehmen regelmäßig vor Probleme, da die Bearbeitung umfangreich und komplex sein kann.  

Nach Art. 15 Abs. 1 DS-GVO hat jede betroffene Person das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob und welche sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Zudem kann gemäß Art. 15 Abs. 3 DS-GVO eine Kopie der betreffenden Daten angefordert werden. Neben dem Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO ist das Recht auf Auskunft das zentrale und in der Praxis relevanteste Betroffenenrecht der DS-GVO.  

Leider kommt es im Unternehmensalltag bei der Bearbeitung entsprechender Auskunftsanfragen häufig zu Fehlern. Dann enthält die Antwort beispielsweise nicht alle gesetzlich geforderten Angaben, die Rückmeldung erfolgt nicht rechtzeitig oder die Anfrage wird sogar komplett ignoriert. 

Auskunftsanfragen korrekt und effizient begegnen

Zunächst sollte die Identität der betroffenen Person festgestellt werden. Der Umfang der zu erteilenden Informationen ergibt sich formal

aus Art. 15 Abs. 1 DS-GVO und muss folgende Punkte mit Bezug zur betroffenen Person umfassen:

  • Zwecke der Verarbeitung: z. B. Bewerberauswahl
  • Kategorien personenbezogener Daten: z. B. Anschrift, Lebenslauf, Zeugnisse
  • Kategorien von Empfängern, die diese Daten erhalten haben oder künftig erhalten werden: z.B. Personalabteilung der Muttergesellschaft
  • Speicherdauer: z.B. 4 Monate nach Abschluss der Bewerbung
  • Herkunft der Daten: z.B. Bewerberpool der Muttergesellschaft (soweit diese nicht bei der betroffenen Person selbst erhoben wurden)
  • Informationen zur automatisierten Entscheidungsfindung: z.B. automatische Bewertung von Bewerbungsunterlagen anhand definierter Kriterien und Versand von Absagen durch Bewerbungstool
  • Informationen über weitere Rechte: Berichtigung, Löschung oder Einschränkung, Widerspruch und Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde
  • Kopie der Daten beifügen, sofern angefordert: z.B. kann dies alle Daten aus einem Bewerbungstool, E-Mails oder Gesprächsnotizen

Um der Rechenschaftspflicht aus Art. 5 DS-GVO nachzukommen muss die ordnungsgemäße Bearbeitung der Auskunft dokumentiert werden.

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durch vielfältige Erfahrung mit Anfragen Betroffener und Beschwerden bei Aufsichtsbehörden

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zur Dokumentation und Vereinfachung der Auskunft mit dem audatis MANAGER

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