Vorlagen für Meldepflicht und Verfahrensverzeichnis

Jedes Unternehmen muss in Deutschland entweder die Meldepflichten nach § 4d BDSG erfüllen, sofern personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet werden, oder einen Datenschutzbeauftragten bestellen, der das interne Verfahrensverzeichnis (Verfahrensübersicht) führt.

Die notwendigen Angaben können § 4e BDSG entnommen werden und müssen PRO Verfahren dokumentiert werden. Die Summe der Verfahrensbeschreibungen in einem Unternehmen wird als Verfahrensverzeichnis bezeichnet. Dieses muss auf Anforderung der Aufsichtsbehörde vorgelegt werden und dient als Arbeitsgrundlage des Datenschutzbeauftragten.

Außerdem muss es in einer gekürzten Version (öffentliches Verfahrensverzeichnis) Jedermann auf Anfrage zur Einhaltung der Transparenz verfügbar gemacht werden. Hierbei genügt es nach Ansicht der Aufsichtsbehörden im übrigen nicht eine Zusammenfassung zu veröffentlichen, sondern jedes einzelne Verfahren muss auf Antrag hin mit den Angaben gem. § 4e Abs. 1 Nr. 1-8 BDSG zur Verfügung gestellt werden (kann auch per Einsicht, Post, Fax oder E-Mail erfolgen).

Neben unseren Mustervorlagen, bietet sich auch der Einsatz einer speziellen Datenschutz-Software an, um die Erstellung und Führung des Verfahrensverzeichnisses zu vereinfachen. Hierzu steht Ihnen z.B. der audatis DATENSCHUTZ-Manager zur Verfügung.