Ist die (digitale) Arbeitszeiterfassung datenschutzkonform?
Durch die digitale Erfassung der Arbeitszeiten kann die Bearbeitung und Dokumentation effizienter und schneller erfolgen. Aus diesem Grund entscheiden sich immer mehr Unternehmen dafür, eine digitale Erfassung einzuführen, anstatt Excel-Listen oder Stundenzettel einzusetzen. Durch den Einsatz von Chipkarten, Transpondern oder Apps wird die erfasste Zeit effizient in den Prozess der Gehaltsabrechnung implementiert. Für Unternehmen ergibt sich daraus das berechtigte Interesse, eine digitale Zeiterfassung einzusetzen, gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Ein Überwiegen der Persönlichkeitsrechte der Mitarbeitenden wird in der Regel nicht vorliegen. Auch die Arbeitnehmer profitieren von der schnelleren und effizienteren digitalen Zeiterfassung. Rechtsgrundlage für die allgemeine (digitale) Zeiterfassung im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses ist § 26 Abs. 1 BDSG.
Damit die Arbeitszeiterfassung datenschutzkonform ist, gilt es jedoch, zwischen erforderlichen und nicht erforderlichen Daten zu unterscheiden. Eine Verhaltensüberwachung oder die Erfassung eines Bewegungsprofils ist grundsätzlich nicht erlaubt. Auch die Verarbeitung biometrischer Daten, z.B. durch das Einloggen per Fingerabdruck, wird regelmäßig nicht gestattet sein. Weder das berechtigte Interesse aus Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO noch der § 26 Abs. 3 BDSG werden bei der Verarbeitung von besonderen personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Authentifizierung von Mitarbeitenden in einem Zeiterfassungssystem als Rechtgrundlage einschlägig sein.
Eine allgemeine Erfassung der Arbeitszeit, bei der auf die Verarbeitung nicht notwendiger personenbezogener Daten verzichtet wird, ist dagegen datenschutzkonform umsetzbar.
Grundsätzlich dürfen Unternehmen also sämtliche relevante Daten erfassen, die für die digitale Zeiterfassung notwendig sind, so z.B. die Personalnummer und Namen der Mitarbeitenden für eine eindeutige Zuordnung, Beginn und Ende der Arbeitszeit inklusive Pausen oder Urlaubs- und Krankheitstage.
Aus Gründen der Nachweisbarkeit ist das Unternehmen rechtlich verpflichtet, die Daten der Zeiterfassung zu speichern. Durch die Speicherung der Informationen können Unstimmigkeiten aufgedeckt und Nachweise über die gearbeiteten Stunden erbracht werden.
In den meisten Fällen wird die Datenerhebung mittels einer speziellen Zeiterfassungssoftware erfolgen. Vorsicht ist bei folgenden Wegen geboten:
- GPS-Tracking: Selbst, wenn eine Softwarelösung es in anderer Form anbietet, darf ein Tracking ausschließlich dann verwendet werden, wenn die Mitarbeitenden es aktiv auslösen. In diesem Fall ist die Einwilligung in die digitale Zeiterfassung zwingend notwendig, wird allerdings im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses im Regelfall kritisch gesehen.
- Überwachung der IT-Systeme: Auch diese wird im Regelfall nicht zulässig sein.
- Telefonüberwachung: Eine Überwachung am Telefon ist nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich (Stichwort: Vertraulichkeit des Wortes), nicht aber für eine allgemeine Zeiterfassung.
Löschfristen
Es gilt der Grundsatz der Datenminimierung, daher sollten alle personenbezogenen Daten nach Zweckentfall gelöscht werden.
- Arbeitszeiten, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehen, muss das Unternehmen für 2 Jahre speichern (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
- Lohnlisten unterliegen gemäß den steuerlichen Normen einer Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 3 AO).
Mitwirkung des Betriebsrates
Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, welche dazu geeignet sind, Verhalten oder Leistungen der Arbeitnehmer potenziell zu überwachen. In der Theorie trifft eine potenzielle Arbeitgeber-Überwachung auch auf die digitale Zeiterfassung zu. Der Betriebsrat und der Arbeitgeber sollten daher eine Betriebsvereinbarung mit mindestens den folgenden Inhalten vereinbaren:
- Art der gespeicherten Daten
- Zwecke für die Zeiterfassung
- Zugriffsrechte der Zeiterfassung
- Auswertungen der Zeiterfassungen
- Soweit relevant: GPS-Ortung bei digitaler Zeiterfassung
