Am 27.06.2019 ist das zweite Datenschutz-Anpassungs- und Umsetzungsgesetz EU (2. DSAnpUG-EU) durch den Bundestag zwecks weiterer Anpassung des deutschen Rechts an die DS-GVO verabschiedet worden. Das Gesetz betrifft insgesamt 154 einzelne Gesetze, die im Wesentlichen nur redaktionell geändert werden. Zwei der im Folgenden beschriebenen inhaltlichen Änderungen betreffen jedoch alle Unternehmen.

Änderung an der Bestellpflicht zum Datenschutzbeauftragten

Dies ist zunächst die Erhöhung der Zahl der Beschäftigten, ab denen ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden muss von bislang zehn Mitarbeitern, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind („Zugriff auf EDV-Systeme in denen personenbezogene Daten gespeichert sind“) auf die Zahl von zwanzig Mitarbeitern. Hiervon profitieren vordergründig diejenigen 80% der Deutschen Unternehmen, die über weniger als 20 Mitarbeiter verfügen sowie kleinere Vereine. Mit Recht führt der Bundesdatenschutzbeauftragten Ulrich Kelber (SPD) jedoch an, dass „den Unternehmen nur Entlastung suggeriert [wird].“ Auch ohne eine Rechtspflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten bleiben die weiteren Verpflichtungen der DS-GVO auch für kleinere Unternehmen unverändert anwendbar. Ohne Datenschutzbeauftragten oder Beratung in Belangen des Datenschutzrechts fehlt den Unternehmen jedoch das Fachwissen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorschriften – nach Auffassung des Bundesdatenschutzbeauftragten mit der Folge einer höheren Zahl von Datenschutzverstößen und Bußgeldern. Die vermeintliche Erleichterung der Datenschutzpflichten für kleine und mittelständische Unternehmen erweist sich damit als trügerisch. Eine tatsächliche Erleichterung für die betroffenen Unternehmen bedeutet die Änderung des Gesetzes jedoch nicht.

Erleichterung bei den Einwilligungen im Beschäftigungsverhältnis

Die zweite Änderung betrifft die Einwilligung im Beschäftigungsverhältnis. Bislang bedarf die Einwilligung im Beschäftigungsverhältnis gem. § 26 Abs. 2 S. 3 BDSG der Schriftform. Dieses Schriftformerfordernis wird zukünftig aufgehoben – künftig soll die Einwilligung des Beschäftigten auch in elektronischer Form erteilt werden können, etwa via E-Mail oder der Protokollierung eines Klicks. Insbesondere im Hinblick auf die zunehmend dezentrale Organisation der Unternehmen (Homeoffice, diverse nationale und internationale Standorte) handelt es sich hierbei tatsächlich um eine Erleichterung für die betroffenen Unternehmen. Auch hierbei sollte jedoch stets das Erfordernis der Möglichkeit zum Nachweis der erteilten Einwilligung berücksichtigt werden (Art. 7 Abs. 1 DS-GVO). Weitere Informationen zur Einwilligung können auch dem Kurzpapier 20 der Datenschutzkonferenz entnommen werden.

Automatische Einwilligungsprozesse im audatis MANAGER

Im audatis MANAGER haben wir vor einigen Monaten die Funktion eines elektronischen Mitarbeiternachweises zur Nutzung für Einwilligungen, Verpflichtungserklärungen und andere Nachweisdokumente eingeführt. Mit Inkrafttreten der Gesetzesänderung kann der audatis MANAGER dazu benutzt werden, die Einwilligungsprozesse in Zukunft zu automatisieren. Somit können Personalabteilungen Zeit sparen, weil das Führen von Listen, das Einholen von Unterschriften und das Ablegen in der Personalakte eingespart werden kann. Wir informieren Sie gerne über die neuen Möglichkeiten zur Arbeitserleichterung und Zeitersparnis mit dem audatis MANAGER.

Autor: JW