Alle Jahre wieder stehen Unternehmen vor dem gleichen Problem: Die Berge an Papierakten wachsen weiter an – trotz des „papierlosen Büros“ und niemand weiss so recht, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen und welche entsorgt werden können. Dazu kommen noch Löschpflichten aus Sicht des Datenschutzes (z.B. §35 BDSG), welche vorschreiben, dass personenbezogene Daten gelöscht werden müssen, sofern der Zweck erfolgt ist und keine Aufbewahrungspflichten dem entgegenstehen.

Doch wann darf nun was gelöscht werden?

Wir haben in unserer Übersicht der Aufbewahrungspflichten von A-Z einmal versucht die wichtigsten Unterlagen und Dokumente zu Kategorisieren und die notwendigen Aufbewahrungspflichten zuzuordnen. Das kann Ihnen einen schnellen Überblick liefern, welche Unterlagen ab welchem Jahrgang nun entsorgt werden dürfen.

Datenschutz beachten!

Auch beim Entsorgen von Akten und Datenträgern sollten Sie sorgfältig vorgehen und sich im Optimalfall an aktuellen Standards wie z.B. der ISO 66399 orientieren, wenn es um die Vernichtung von Daten oder gar den Einsatz von Dienstleistern für diese Tätigkeiten geht.